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当日の運営

当日の進行管理はお任せ下さい。

参加者の受付業務、プレゼンテーションの補助、機器操作（発表資料収集／プレゼン補助）、会場管理（音響／照明／録音／録画／マイクランナー）、司会者の手配、通訳の手配、飲食手配（コーヒーブレイク／サンドイッチブレイク／レセプション／バンケット）、各種アワードの表彰（オーラル／ポスター／スチューデントなど）。

もちろん、その他ご希望に応じて、各種手配が可能です。

  1. 会場設営撤収
  2. 会場受付
  3. 発表機器操作
  4. 会議通訳手配
  5. 会場管理
  6. 懇親会運営

  1. 会場設営撤収

    長い準備期間を経て、いよいよ国際会議が始まります。まずは会場の設営です。事務局の設営、コピー機などの事務機器の設置、インターネットの開設、装飾物（看板や生花）の手配など、さまざまな備品の搬入搬出や設置回収を行ない、開催に向けて準備いたします。

    会場設営撤収：基本料金

    搬入搬出、設置回収、立ち会い、納品物（会場案内、L字ポール式１０枚）
    要員　３名１組

    基本コース（要員３名 人件費）
    ７５,６００円
    一式（税込料金）

    会場設営撤収：業務内容

    「基本コース」には次の業務が含まれています。

    1. 事前打ち合わせ
    2. 会場設営プランの作成
    3. 持ち出し備品、必要備品のチェック
    4. 会場（つくば市内）との往復の荷物の運搬
    5. 指定の場所への荷物の搬入と搬出および設置と撤収
    6. 会場案内掲示・表示の作成

    「基本コース」には次の業務（費用）が含まれておりませんので、ご注意ください。

    1. 会場備品（PC、スクリーン、プロジェクター、机、椅子、ボードなど）の手配
    2. 会場（つくば市外）までの往復の交通費（ガソリン代、高速代など）

    会場設営撤収：追加業務

    ご希望により、次のプランを「基本コース」に追加いたします。

    1. ポスター発表会場プラン　５,２５０円／５０枚（税込料金）
      1. ボードレイアウトの作成
      2. ポスター番号の貼付と取り外し
      3. 案内掲示（掲示時間、注意事項など）の作成と掲示
      4. ポスターボード借料は含まれません
    2. 看板制作プラン（自立看板、吊り看板）　４２,０００円〜（税込料金）
      1. 看板デザイン
      2. 設営・撤去費用
    3. 演題制作プラン　３,１５０円／１０演題（税込料金）
      1. PPT（PowerPoint）投影用、OHP投影用、めくり台用など
      2. 演題データをご提供ください
      3. 投影用機器は含まれません
    4. 生花手配プラン　１８,９００円〜（税込料金）
      1. 生花の手配
      2. 設営・撤収の立ち会い
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  2. 会場受付

    国際会議の会場で受付を担当して、お客様をお迎えするのが会場受付です。受付名簿を確認し、参加者に当日配布資料やネームカード等を渡します。また、当日参加の受付や当日参加申込書を作成します。

    会場受付：基本料金

    事前受付デスク、当日受付デスク、物品手渡し、他

    ※参加人数や業務内容に応じて、２〜３名で対応いたします。

    基本コース（２〜３名 人件費含む）
    ７３,５００円
    一日（税込料金）

    会場受付：業務内容

    「基本コース」には次の業務が含まれています。

    1. 事前受付デスク
      1. 当日配布資料、ネームカード等をお渡しします。
      2. 受付名簿の確認を行ないます。
    2. 当日受付デスク
      1. 当日参加の受付をいたします。
      2. 当日参加申込書の作成をいたします。
    3. 物品手渡し
      1. 配布資料を参加者にお渡しします。
    4. 受付スタンド制作（A３判・横・カラー・１０枚）
      1. 受付の案内掲示を作成します。
    5. 参加人数報告（事前受付人数、当日受付人数）
      1. 受付終了後、参加人数の報告をいたします。

    「基本コース」には次の業務が含まれておりませんので、ご注意ください。

    1. 配布物の制作
    2. 受付名簿の作成（事前にご提供ください）

    会場受付：追加業務

    ご希望により、次のプランを「基本コース」に追加いたします。

    1. 参加費収受代行プラン（領収書発行、カード受付）　２１,０００円／１日（税込料金）
      1. 参加費の当日精算の代行をいたします。
      2. クレジットカード精算の場合、別途手数料を請求いたします。
    2. VIP接遇プラン　２１,０００円／１日（税込料金）
      1. VIP参加者を控室等へご案内いたします。
      2. 必要に応じて湯茶のサービスを行ないます。
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  3. 発表機器操作

    講演はパソコンを使用して行なうのが主流です。当日は、事前に講演者から発表資料を受け取り、スムーズな進行をお手伝いします。

    発表機器操作：基本料金

    PC（パソコン）＋プロジェクター、照明、音響

    基本コース
    ３１,５００円
    一日（税込料金）

    発表機器操作：業務内容

    「基本コース」には次の業務が含まれています。

    1. PC＋プロジェクター接続・設定
      1. PC＋プロジェクターの機器接続と設定を行ないます。
    2. 照明機器操作
      1. プログラムに基づいた照明操作をいたします。
    3. 音響機器操作
      1. マイク等、音響機器の操作を行ないます。
    4. 事前打ち合わせ
      1. 発表機器操作についての事前打ち合わせ。

    「基本コース」には次の業務が含まれておりませんので、ご注意ください。

    1. プログラム（事前にご提供ください）

    発表機器操作：追加業務

    ご希望により、次のプランを「基本コース」に追加いたします。

    1. 講演者補助プラン 21,000円／１名／１日（税込料金）
      1. ピンマイク(講演者用)取り付け、取り外し
      2. 講演時間管理
      3. 登壇促し
      4. ミネラル水の補充
      5. スナップ写真撮影
    2. 追加要員 21,000円／１名（税込料金）
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  4. 会議通訳手配

    国際会議・シンポジウムでは、参加者が同時通訳により母国語で講演を聴くことにより、内容をいっそう的確に把握することができます。逐次通訳は、発言者が文で区切りながら発言し、それを追って通訳することを繰り返します。

    会議通訳手配：基本料金

    事前資料収集、当日打ち合わせ

    基本コース（同時通訳：３名手配）
    ３５７,０００円
    １日（９時〜１７時）（税込料金）
    基本コース（逐次通訳：２名手配）
    ２４１,５００円
    １日（９時〜１７時）（税込料金）

    会議通訳手配：業務内容

    「基本コース１あるいは基本コース２」には次の業務が含まれています。

    1. 事前資料収集
    2. 当日通訳者と講演者の打ち合わせ（業務時間内に限る）

    「基本コース１あるいは基本コース２」には次の業務（費用）が含まれておりませんので、ご注意ください。

    1. 通訳者との事前打ち合わせ（業務時間以外日程での打ち合わせ）
    2. 同時通訳機器レンタルおよびオペレーション
    3. 通訳者の移動拘束、交通費、宿泊代

    会議通訳手配：追加業務

    ご希望により、次のプランを「基本コース１あるいは基本コース２」に追加いたします。

    1. 通訳者との事前打ち合わせ　５７,７５０円／１名
      1. ２時間／１名あたり
      2. 通訳者の移動拘束、交通費、宿泊代は含まれておりません。
    2. 同時通訳機器レンタル
      1. サミット形式（参加者全員がマイク使用）／５０名プラン　４３０,５００円（税込料金）
      2. 講演会形式（聴講者にレシーバー配布）／２００名プラン　８５０,５００円（税込料金）
      3. ミーティング形式（参加者にレシーバー配布）／１０名プラン　５７,７５０円（税込料金）

        ※設営・撤去料金を含みます。

        ※エンジニア派遣費、運搬費については別途ご相談となります。

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  5. 会場管理

    会場受付は開催中は常に専従者が必要です。会場管理による、会期全体を通じて業務量の多いところに人員を厚く配置する機動性が当日運営には欠かせません。

    会場管理：基本料金

    受付管理、場内管理、進行管理

    基本コース（開催当日）
    ４２,０００円
    一日（税込料金）

    会場管理：業務内容

    「基本コース」には次の業務が含まれています。

    1. 適切な人員配置スケジュールの作成
    2. 当日の進行状況に合わせた柔軟な人員配置対応

    「基本コース」には次の業務が含まれておりませんので、ご注意ください。

    1. 受付デスクの人員

    会場管理：追加業務

    ご希望により、次のプランを「基本コース」に追加いたします。

    1. ポスター会場管理プラン　31,500円／１名／１日（税込料金）
      1. ポスター会場のスムーズな進行をサポート
    2. 展示会場管理プラン　31,500円／１名／１日（税込料金）
      1. 発表プログラムのスムーズな進行をサポート
      2. 来場者の誘導・案内
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  6. 懇親会運営

    会議の参加者間の交流の機会を目ざして開催するのが懇親会です。会議の初日や前日に開かれますが、参加者が自由に過ごす歓談の機会とすることが多く、ビュッフェスタイルの軽食と飲み物が参加者をリラックスさせます。

    懇親会運営：基本料金

    飲食手配、会場管理、クーポン回収、精算代行

    基本コース（開催当日）
    ４２,０００円
    一式（税込料金）

    会場管理：業務内容

    「基本コース」には次の業務が含まれています。

    1. ご希望に副った料理・飲物の手配
    2. 懇親会参加費の当日精算の代行
    3. 懇親会の進行管理

    「基本コース」には次の業務が含まれておりませんので、ご注意ください。

    1. 飲食代、会場費等
    2. 懇親会参加費のクレジットカード精算（別途手数料を請求いたします）

    会場管理：追加業務

    ご希望により、次のプランを「基本コース」に追加いたします。

    1. 司会者手配プラン　１０,５００円／一式（税込料金）
      1. 司会者の手配をいたします。
      2. 司会者料金は別途ご請求となります。
    2. 余興手配プラン　１０,５００円／一式（税込料金）
      1. 余興の立案、手配をおこないます。
      2. 余興料金は別途ご請求となります。
    3. 生花手配プラン　１０,５００円／一式（税込料金）
      1. 会場入口、会場内の飾花を手配いたします。
      2. 懇親会終了時に花束としてお持ち帰りできます。
      3. 生花料金は別途ご請求となります。
    4. ベジタリアン確認プラン　１５,７５０円／一式（税込料金）
      1. 事前に参加者から確認します。
      2. 参加者に合ったお料理を手配します。
    5. 送迎者プラン　１０,５００円／一式（税込料金）
      1. 送迎用のマイクロバス等を手配いたします。
      2. マイクロバス等交通費は含まれておりません。
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