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国際会議についてしりたい
開催決定から、終了後までの様々な業務を一貫してサポート致します。
事前に準備すること
開催が決まったら、まずは告知です。Webの公開、サーキュラー・ポスターの発送、「nature」「Science」等の学術誌への広告掲載など、事前準備の第一歩です。
もちろん、準備スケジュール、収支予算の作成も必要です。
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- 収支計画
- 助成金、寄附金、参加費など、収入計画を立て、経費を積算し、収支計画を立案致します。
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- 組織委員会、実行委員会の発足と委員会の開催
- 委員会の開催をアレンジし、会議の議事録を作成致します。
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- 広報活動
- Ｅメールアラート、ホームページ、広告掲載、ポスター発送、サーキュラー発送など告知方法は様々です。
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- 会場選び
- ご希望の国、地域をお教え下さい。目的や人数に合わせた会場をご提案いたします。
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- 事務局運営
- 参加者受付、参加費収集、問い合わせ対応など、参加者の方々への対応を致します。
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- 投稿論文受付
- アブストラクトからフルペーパーまで、Webから受付をし、リストを作成し管理致します。
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- 当日配布物制作
- アブストラクト集等の配布資料やネームカードをご用意致します。
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- 会議グッズ制作
- ロゴ入りのコングレスバッグ、ノート、Ｔシャツなど、オリジナルグッズを作成致します。
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- 会場装飾物の制作
- 看板、案内掲示、装花等、設営・撤去まで手配致します。
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- 招聘手続き
- 招聘状の作成、航空券・宿泊の手配等招聘者との連絡調整を致します。
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- 参加者のための宿泊先確保
- 会場からのアクセスを考え、最適な宿泊先を確保し、ご予約を承ります。
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- エクスカーションやスタディーツアーの手配
- ご希望のルートに合わせ、バスや宿泊先の手配を致します。
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- 運営マニュアルの作成
- 事前の準備内容や当日の運営等、主催者、スタッフ間の情報を共有するためのマニュアルを作成致します。
当日必要なこと
設営・撤収から会議の進行管理までお任せ下さい。
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- 参加者受付業務
- 英語力だけでなく国際感覚を身につけたスタッフが参加者の受付対応を致します。
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- 講演者補助
- 当日の発表資料の収集、発表パソコンの接続など講演者の方々の発表の補助を致します。
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- 会場管理
- 音響、照明、録音、録画、マイクランナー等、必要に応じてスタッフを配置し、当日の進行を管理致します。
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- 通訳手配
- 国際会議、国際シンポジウム、最先端科学のワークショップのために専門知識を持った、熟練した通訳者を手配致します。
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- 飲食手配
- コーヒーブレイク、レセプション、バンケット等、ご予算に応じて手配致します。
開催後にすること
最近は報告のスタイルも様々です。開催報告、会計処理はもちろん、事後制作物や成果報告も私たちの仕事です。
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- 開催報告書作成
- 会議の記録として、開催概要や参加者リスト、記録写真等をまとめ、報告書を作成いたします。次回の会議開催や関係各所への報告に役立ちます。
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- 会計処理
- 収支報告書を作成し、請求や支払いの処理を行います。
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- 議事録作成
- 会議内容をテープやICレコーダーで録音し、テキストデータに起こします。
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- 録画記録作成
- ＤＶＤやビデオにより講演内容を記録します。
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- 印刷物の電子ファイル化
- プロシーディングスや発表資料をＣＤにまとめ、電子ファイルで作成致します。
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- 科学誌への報告記事の掲載
- 「nature」「Science」へ開催報告を掲載し、アウトリーチ活動の一環として世界に成果を発信致します。
