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FAQ
よくあるご質問
- Q.国際会議運営には、どんな業務が必要になりますか。
- A.大きく分けて、事務局運営、ホームページや印刷物などの制作、人材確保（通訳サービスを含む）、機材手配、終了後の処理、などです。
- Q.どんな業務をやってもらえるのですか？
- A.開催告知（ホームページ開設や印刷物作成など）、参加登録受付、会場や通訳の手配、参加費集金代行、当日運営、事後報告書作成など、会議運営にかかわるすべてをサポートしています。
ご予算に応じて、部分委託から全体運営まで可能です。 - Q.会議運営の準備はどれくらい時間がかかりますか？
- A.会議の規模で異なりますが、長いものだと数年のスパンになります。
- Q.業務や研究が忙しくて、打ち合わせの時間がとれないのですが。
- A.正式なご発注のあとは、原則として月に２回程度のお打ち合わせで進めてまいります。
- Q.会議運営全体ではなく、一部分だけ代行を頼めますか？
- A.もちろん承ります。ただし個別に発注することで、相互の連絡業務が煩雑になったり、結果的に費用がかさんでしまう場合があります。
- Q.いろいろと細かいことは面倒なので、まとめてやってもらいたいのですが。
- A.それぞれのサービス内容は、ベーシックな「基本コース」のほか、付帯する業務を「追加」としてご用意してあります。これらを適宜選択いただくことで、最適なプランのもとで実行が可能です。
- Q.予算が限られているのですが、なんとかなりませんか？
- A.資金調達は大きな課題です。収支予算案をお作りして、「やりたい会議」を「できる会議」にするお手伝いをいたします。
- Q.国際会議の会場選びのポイントはなんですか？
- A.出席者・参加者の人数、そしてもちろん会議の内容によります。予算、人数、設備、宿泊、交通の便などを総合的に勘案して、会場を選択します。
- Q.告知や登録の作業を遅滞なく進めたいのですが、人員が割けません。
- A.登録は煩雑なだけでなく、少しのミスも許されない重要な業務です。弊社独自のWEB登録をご利用いただければ、告知から登録まで一元的な管理が可能です。
- Q.参加費の集金はどのようにすればいいですか？
- A.参加費を研究所の入金にするのは困難かと思われます。
弊社にて集金業務を代行し、専用の銀行口座にて管理します。銀行振込とクレジットカード決済が可能です。 - Q.Webの登録ページ制作だけを依頼出来ますか？
- A.はい、承ります。既存のWebページにボタンを追加し、弊社が制作する登録ページにリンクしていただくと効果的です。
- Q.論文の受付も依頼できますか？
- A.はい。投稿先を弊社専用メールアドレスで受け付けます。体裁・レイアウト修正、印刷もお受けできます。
- Q.会場で使用するパネルやショーケース、証明などのレンタルはありますか？
- A.ご希望に合わせて手配いたします。お問合せください。
- Q.海外の研究者を招聘したいのですが、チケットなど手続きが面倒です。
- A.海外招聘ならヨビックスにお任せください。
招聘される方のお名前、メールアドレスをお教えいただければご本人と直接コンタクトを取り、ご都合に合わせてチケット等の手配をいたします。
→ヨビックスのホームページ - Q.会議開催当日の運営の経験がなくて、不安なのですが。
- A.ご安心ください。開会式会場、会議会場、展示会場などすべての催しがスムーズに進むよう、全体を統括する責任者、各現場を担当する経験豊かなスタッフが、どんな緊急事態にも対応できる体制で臨みます。
- Q.会議当日、受付時に参加費をクレジットカードで決済できますか？
- A.可能です。認証の時間が少々かかります。
- Q.会場費を立替えてもらえますか？
- A.会場費以外でも、事前支払いが必要な経費は弊社にて立替えます。その分、事務手数料として役務経費を頂戴しております。
- Q.委託費用の支払いは開催後でいいですか？
- A.弊社は独法様が主要取引先ですので、事後支払いは当然と理解しております。
ただし、印刷物など会議開催以前にご納品するものについて、可能な物は個別に切り分けてご請求させていただくことがあります。 - Q.会議終了後にもさまざまな業務があって、なかなか通常の仕事に戻れないのですが。
- A.事後報告書の作成や成果集の制作などの事後処理も、最後まで弊社がお手伝いいたします。
